7 Risiken bei Videokonferenzen und wie man ihnen begegnen kann
Seit einigen Monaten arbeiten wir alle in großem Umfang von zu Hause aus. Durch diese Arbeit im Homeoffice hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, drastisch verändert. Eine der größten Veränderungen ist für viele die Durchführung von Videokonferenzen geworden. Früher wurden diese vor allem dann genutzt, wenn sich die Teilnehmer an anderen Orten auf der Welt befanden, doch mittlerweile sind sie fast schon Standard für jedes geplante Gespräch. In diesem Artikel werfen wir gemeinsam einen Blick auf 7 Risiken, die bei Videokonferenzen lauern. Außerdem geben wir Ihnen zu jedem Risiko Vorschläge, wie Sie diese vermeiden oder bewältigen können.
1. Schlechte Verbindung
Eine instabile Verbindung ist wohl das größte Problem, das es geben kann. Einfrierende Bilder und Tonstörungen oder -ausfälle sind die größten Beeinträchtigungen. Wenn man sich persönlich trifft, kommt das nie vor, aber bei Videokonferenzen kann das schon mal vorkommen. Liegt das Problem beim Anbieter, kann man nichts dagegen tun, aber oft liegt die Ursache vor Ort. Die meisten Menschen arbeiten über WLAN. All diese WLAN-Sender stören sich gegenseitig, vor allem, wenn sie auf demselben Kanal senden. Das lässt sich jedoch leicht beheben. Im Internet kannst du verschiedene WLAN-Scanner herunterladen. Damit kannst du überprüfen, ob dein WLAN-Zugangspunkt auf demselben Kanal sendet wie die WLAN-Zugangspunkte in deiner Umgebung. Ist dies der Fall, kannst du in den Einstellungen einen anderen Kanal wählen, auf dem weniger Störungen auftreten.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, deinen Computer über ein Kabel anzuschließen. Das kannst du fest einrichten, aber du kannst auch einfach ein Kabel ausrollen, wenn du ein Meeting hast. Dieses steckst du dann direkt in deinen Router oder Access Point. Dadurch wird deine Verbindung in vielen Fällen deutlich besser.
Als Ad-hoc-Lösung kannst du dich auch dafür entscheiden, den Computer nur für das Video zu nutzen (und den Ton am Computer somit stummzuschalten) und den Ton über das Telefon zu übertragen. Bei einem Einzelgespräch ist dies ganz einfach, indem du den anderen einfach anrufst. Bei einer größeren Gruppe musst du hierfür eine Audiokonferenz nutzen. Viele Tools wie Microsoft Teams, Webex und Zoom bieten diese Funktion integriert in ihrer Umgebung an. Der Ton des Meetings kann dann also auch über ein Telefon verfolgt und übertragen werden.
2. Nonverbale Kommunikation ist schwer zu erkennen
Vor allem in größeren Gruppen oder wenn jemand etwas präsentiert, werden die Videobilder der einzelnen Teilnehmer (sofern die Kamera eingeschaltet ist) sehr klein. Dadurch lässt sich die verbale Kommunikation viel schlechter erkennen. Das gilt umso mehr, wenn man sich zudem darauf konzentriert, seine Geschichten zu vermitteln. Nonverbale Kommunikation ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil unserer Kommunikation.
Um dies dennoch so gut wie möglich sehen zu können, ist es auf jeden Fall hilfreich, alle zu Beginn dazu zu ermutigen, ihre Kamera einzuschalten. Wenn du darüber hinaus die Möglichkeit hast, beispielsweise einen zusätzlichen Bildschirm (oder ein iPad an deinen Mac) an deinen Computer anzuschließen, kannst du die Teilnehmer auf dem größten Bildschirm im Blick behalten. Bei den meisten Anwendungen kannst du zudem die Anzeige so anpassen, wie es dir am besten gefällt. Indem du die beiden Bildschirme nebeneinander aufstellst, kannst du auch problemlos beide Bildschirme im Blick behalten, ohne den Blick von deiner Kamera abzuwenden.
Achte außerdem darauf, die Kommunikation mit den Teilnehmern interaktiv zu gestalten. Frage sie regelmäßig, ob alles klar ist, ob noch Fragen bestehen usw. Auch die Chat-Funktion kann dabei helfen, wenn du die Teilnehmer dort ihr Feedback, ihre Fragen und Kommentare eingeben lässt und diese im Auge behältst.
3. „Soziale“ Kommunikation kommt bei Telefonaten oft zu kurz
Bei normalen Besprechungen wird ein Teil der Zeit für „soziale“ Kommunikation aufgewendet. Dabei geht es um Themen, die zwar nicht geschäftlicher Natur sind, aber dennoch dazu beitragen, die Beziehungen untereinander aufzubauen und zu pflegen. Auch ein kurzer Plausch mit Kollegen an der Kaffeemaschine oder am Schreibtisch gehört dazu. Online wird oft, sobald alle anwesend sind, sofort mit den geschäftlichen Themen begonnen, und danach ist das Gespräch beendet. Es gibt keine virtuelle Kaffeemaschine, und wir arbeiten oft allein zu Hause. Das macht die Kommunikation einseitiger und kann sich auch auf die psychische Gesundheit der Menschen auswirken. Dies gilt insbesondere für Menschen, die zudem allein leben und daher weniger Kontakt zu Mitbewohnern haben.
Achte daher auch online darauf, dass Zeit für informelle Kommunikation bleibt. Das kann beispielsweise zu Beginn eines Telefonats mit mehreren Teilnehmern in Form einer Art „Rundenrunde“ geschehen, in der jeder erzählen kann, was er oder sie über die aktuelle Situation und aktuelle Themen mitteilen möchte. Du kannst auch die ersten x Minuten eines Telefonats für eine Art virtuelles „Kaffeepausen-Gespräch“ einplanen.
Bei Telefonaten mit einer bis zu einigen anderen Personen kannst du zu Beginn des Gesprächs auf natürliche Weise Raum dafür schaffen, indem du Fragen dazu stellst oder etwas über dich selbst erzählst.
Wenn es aus bestimmten Gründen wirklich nicht in das Telefonat passt, nimm dir zu anderen Zeiten Zeit, um dich einfach mal mit anderen über Privates zu unterhalten und zu fragen, wie es den anderen geht. Wir sind nach wie vor soziale Wesen, die dies für unser seelisches Wohlbefinden brauchen.
4. Multitasking gibt es nicht
In einer normalen Besprechung fällt es sofort auf, wenn man etwas auf dem Handy oder dem Computer macht. Wenn man vor einem Bildschirm sitzt, fällt dies weniger auf, obwohl es oft doch daran zu erkennen ist, dass die Augen vom Bildschirm abwandern oder man eifrig tippt.
Wir Menschen können nicht multitasken. Was wir jedoch können, ist schnell zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln. Wenn du also kurz eine E-Mail oder eine Nachricht liest oder verschickst oder etwas anderes tust, verpasst du einen Teil des Meetings. Tu das also nicht, sondern konzentriere dich auf das Meeting. Um dies zu erleichtern, ist es hilfreich, deine Kamera eingeschaltet zu lassen. Schalte dein Handy außerdem auf „Nicht stören“ und lege es mit dem Bildschirm nach unten beiseite. Schalte auch deine E-Mails und andere Anwendungen auf deinem Computer aus, damit du nicht siehst, dass etwas Neues eingeht.
5. Ablenkung durch die Umgebung
Neben Ablenkungen durch Telefon, E-Mail und Ähnliches wirken sich auch Ablenkungen durch die Umgebung störend aus. Oft sind jetzt mehr Menschen zu Hause, und auch Haustiere laufen herum. Dabei hat jeder seine eigenen Routinen und Beschäftigungen. Das kann bedeuten, dass du gerade am Küchentisch in einem wichtigen Telefonat steckst, wenn eines der Kinder beschließt, mit viel Lärm ein Ei zu braten. Oder der Hund fängt an zu bellen, weil jemand an der Tür steht.
Abgesehen davon, dass es ablenkt, kann dies manchmal auch dazu führen, dass du dich während des Gesprächs unwohl fühlst und bereits damit beschäftigt bist, solche Situationen so weit wie möglich zu vermeiden. Das trägt ebenfalls nicht dazu bei, deine Konzentration und Aufmerksamkeit während des Gesprächs zu verbessern.
Um dies so weit wie möglich zu vermeiden, suchst du dir am besten einen geeigneten Ort aus, an dem du möglichst ungestört arbeiten kannst. Auch eine vorherige Einweisung deiner Mitbewohner kann dabei helfen. Allerdings haben wir nicht alles im Griff. Vor allem Babys und Haustiere lassen sich nicht gut anweisen. Was du jedoch tun kannst, ist, dies bereits im Vorfeld zu regeln. Das machst du, indem du zu Beginn des Videoanrufs darauf hinweist, dass du einen Hund hast, der manchmal bellt, oder auf mögliche Störungen hinweist, die auftreten könnten.
Was das Arbeiten von zu Hause aus angeht, befinden sich alle mehr oder weniger in derselben Situation. Wenn du das im Voraus ansprichst, wirst du fast immer Verständnis von der anderen Seite erhalten. Es kann sogar ein nettes Thema sein, über das man kurz plaudern kann, oder zu einer Art „laufendem Gag“ während des Gesprächs werden, der positiv zur Atmosphäre beiträgt.
Ich habe zum Beispiel selbst einen Hund, der es manchmal gerne mag, sich bei einem Videoanruf hinter mich zu setzen. Manchmal schaut er dabei sogar in die Kamera. Darauf gibt es oft sehr nette Reaktionen von anderen Leuten.
6. Keine klare Struktur
Telefonate haben oft keine klare Struktur. Besprechungen, Geschäftsgespräche, Verkaufsgespräche und Ähnliches sollten dies im Idealfall jedoch tun. In der Praxis stellen wir fest, dass auch bei Videokonferenzen oft keine klare Struktur vorhanden ist und diese häufig einer Art Telefonat mit Bild ähneln. Es gibt also manchmal zwar eine Art Tagesordnung, aber sonst nichts. Man beginnt mit den Themen, und wenn die Tagesordnung abgearbeitet ist, ist das Meeting beendet. Dadurch holt man nicht immer das Optimum aus dem Gespräch heraus, und möglicherweise ist das Gespräch auch nicht für alle Teilnehmer (ausreichend) zufriedenstellend.
Wenn man sich zu Beginn des Gesprächs ein paar Minuten Zeit nimmt, um sich mit dem Ablauf auseinanderzusetzen, wird das Gespräch effektiver verlaufen.
In diesem Abschnitt kannst du die Ziele des Gesprächs klar darlegen und beschreiben, was du am Ende idealerweise erreicht haben möchtest. Dazu bittest du die anderen Teilnehmer um ihre Meinung. Es ist auch sinnvoll, kurz die Zeitplanung zu überprüfen. Hat wirklich jeder die geplante Zeit zur Verfügung und gibt es möglicherweise noch andere Dinge, die eine Rolle spielen (Hund, Kinder usw.)?
Man kann hier auch an „Spielregeln“ denken, wie zum Beispiel, ob man den Ton stummschalten soll oder nicht, die Nutzung von Audio oder Chat für Fragen und so weiter.
Bei einer Präsentation kannst du gleich zu Beginn vereinbaren, ob die Teilnehmer dir direkt Fragen stellen dürfen, wenn sie etwas wissen möchten, oder ob sie dies lieber im Chat tun oder erst am Ende. Auch bei größeren Gruppen kannst du festlegen, wo die Kommunikation stattfindet. Indem du beispielsweise alle stummschaltest und Fragen im Chat stellst, kannst du für viel Ruhe im Audiobereich sorgen.
7. Eine Standardbesprechung, die langweilig ist bzw. wird
Wie oben bereits erwähnt, ist die Gefahr von Ablenkungen bei einem Videomeeting größer. Mit den oben genannten Tipps kannst du als Teilnehmer dagegen vorgehen, aber auch als Organisator ist es wichtig, die Teilnehmer bei der Stange zu halten.
Ein Standard-Meeting mit immer denselben Themen und dem gleichen Ablauf wird schnell langweilig. Vor allem, wenn es zudem noch weitgehend einseitig verläuft und man nur zuhören muss. Die Teilnehmer schalten gedanklich ab und beschäftigen sich mit anderen Dingen.
Gestalte den Call also unterhaltsam und abwechslungsreich. Denk dabei daran, die Themen oder Schwerpunkte zu variieren. Gestalte deine Präsentation unterhaltsam und visuell ansprechend, statt trockenen Text auf Folien zu präsentieren. Nutze den Chat optimal. Das kannst du tun, indem du viele Fragen stellst (statt alles selbst zu erzählen) und die Teilnehmer im Chat antworten lässt. Am Anfang kann das manchmal etwas ungewohnt sein, aber halte einfach den Mund und verlagere den „Druck“ auf die Teilnehmer. Wenn nichts kommt, sag dann, dass du nicht weitermachst, bis eine Reaktion kommt, oder dass du von deinen klugen Zuhörern wirklich mehr erwartet hättest. Die werden irgendwann bestimmt anfangen zu tippen.
Außerdem kannst du die Teilnehmer interaktiv in das Gespräch einbeziehen. Stelle gezielte Fragen und halte den Dialog am Laufen.
Indem Sie sich der oben genannten Risiken bewusst sind und diese mithilfe der genannten Vorschläge oder auf andere Weise vermeiden, können Sie Ihre Meetings auf ein noch höheres Niveau heben. Viel Erfolg bei der Umsetzung und der Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten und Talente im Bereich Videokonferenzen.